Niekas nesteigia verslo tam, kad pildytų deklaracijas. Verslas kuriamas dėl produkto, dėl laisvės, dėl pinigų. Buhalterija – tai kažkas, kas turi vykti fone, kuo mažiau trukdant. Problema ta, kad „fonas” turi tendenciją staiga išlįsti į priekį ir viską sugriauti. Štai trys istorijos, kurios kartojasi dažniau nei norėtųsi.
Istorija pirma: augimas, kuris paspringo
Mažas IT startuolis per dvejus metus išaugo nuo trijų iki dvidešimties žmonių. Įkūrėjai džiaugėsi – klientų daugėja, projektai stambėja, komanda auga.
Buhalterija liko ta pati – viena laisvai samdoma buhalterė, kuri kadaise tvarkė trijų žmonių įmonėlę. Ji stengėsi, bet tiesiog nespėjo. Dokumentai vėlavo, ataskaitos buvo netikslios, algalapiai klaidingi.
Lūžio taškas atėjo, kai investuotojas paprašė finansinių ataskaitų. Paaiškėjo, kad niekas tiksliai nežino, koks įmonės pelningumas. Skaičiai skyrėsi priklausomai nuo to, kas skaičiuoja. Investuotojas pasitraukė – ne todėl, kad verslas blogas, o todėl, kad neįmanoma patikrinti, ar jis geras.
Įmonė išgyveno, bet prarado šešis mėnesius tvarkydama apskaitą ir atstatydama pasitikėjimą. Investiciją gavo – bet metais vėliau ir blogesnėmis sąlygomis.
Pamoka: apskaita turi augti kartu su verslu, ne vytis jį iš paskos.
Istorija antra: draugas, kuris pasirodė ne draugas
Du draugai nusprendė kartu daryti verslą. Vienas atnešė idėją ir klientus, kitas – pinigus pradiniam kapitalui. Sutarė žodžiu, pasitikėjo vienas kitu, kam tie formalumai.
Apskaitą tvarkė tas, kuris investavo pinigus. Jis ir pats nelabai išmanė, bet „kažkaip tvarkėsi”. Po dvejų metų, kai verslas ėmė nešti pelną, prasidėjo klausimai.
Kiek tiksliai kas investavo? Kiek kas išsiėmė? Kokie buvo susitarimai dėl pelno dalybų? Dokumentų nėra, sutarčių nėra, aiškios apskaitos nėra. Liko tik skirtingos atmintys ir interpretacijos.
Draugystė baigėsi teisme. Verslas paralyžuotas, kol teismai nagrinėja bylą. Abu prarado daugiau nei būtų kainavusi normali apskaita ir teisiniai dokumentai nuo pat pradžių.
Pamoka: apskaita – tai ne tik mokesčiai, tai įrodymai, kurie apsaugo visus.
Istorija trečia: mokesčių optimizavimas, kuris nebuvo
Verslininkas skaitė internete apie mokesčių optimizavimą. Sužinojo, kad galima nurašyti automobilį, kad galima mokėti dividendus vietoj algos, kad yra šimtas būdų mokėti mažiau.
Pradėjo taikyti viską iš karto. Pats, be buhalterio, be konsultanto. Juk internete viskas parašyta – kam mokėti kam nors.
Po trejų metų atėjo VMI patikrinimas. Paaiškėjo, kad automobilis, naudojamas „tik verslui”, nuolat stovėjo prie namų. Kad dividendai, mokami kiekvieną mėnesį, iš tiesų yra darbo užmokestis. Kad „reprezentacinės išlaidos” šeimos vakarienėms nesiskaito.
Priskaičiuota mokesčių, delspinigių ir baudų daugiau nei būtų sumokėjęs per tuos trejus metus, jei būtų viską daręs teisingai. Plius advokato ir buhalterio išlaidos klaidoms taisyti.
Pamoka: optimizuoti galima, bet reikia žinoti ribas, o tam reikia specialisto.
Kas sieja šias istorijas
Visos trys istorijos turi bendrą vardiklį – buhalterija buvo traktuojama kaip antraeilė funkcija, kaip kažkas, ką galima daryti minimaliai, kuo pigiau, „kažkaip”.
Nė vienas iš šių verslininkų nebuvo kvailas ar neatsargus savo pagrindinėje veikloje. Jie tiesiog nematė apskaitos kaip strategiškai svarbios srities. Kol ji tokia tapo – per vėlai.
Gera apskaita nėra išlaida. Ji yra infrastruktūra, ant kurios stovi verslas. Kai infrastruktūra silpna – viskas griūva, net jei virš jos pastatyta gražiai.
Signalai, kad jūsų apskaita kelyje į bėdą
Patyrę verslininkai išmoko atpažinti pavojaus ženklus anksčiau, nei jie virsta problemomis.
Nuolat vėluojančios ataskaitos. Jei kiekvieną mėnesį tenka raginti buhalterį, jei terminai nuolat stumiami „dar vienai dienai” – sistema neveikia.
Netikėtos mokesčių sumos. Jei kas ketvirtį ar kas mėnesį mokesčių suma yra siurprizas – nėra normalaus planavimo ir prognozavimo.
Negalėjimas greitai atsakyti į paprastus klausimus. Koks šio mėnesio pelnas? Kokia debitorinė skola? Kiek turime grynųjų? Jei atsakymo reikia laukti dienas – kažkas negerai.
Skirtingi skaičiai skirtinguose dokumentuose. Kai banko išrašas rodo vieną sumą, apskaitos programa – kitą, o buhalteris sako trečią – chaoso zona.
Buhalteris, kuris niekada neklausia. Geras buhalteris domisi verslu, klausia apie planus, įspėja apie rizikas. Jei jūsų buhalteris tik atlieka tai, ką liepiama – jis tik operatorius, ne partneris.
Ko iš tiesų verta tikėtis iš buhalterijos
Minimumas – teisingos deklaracijos laiku. Tai bazė, be kurios negali egzistuoti.
Normalus lygis – aiški finansinė informacija, leidžianti priimti sprendimus. Žinote, kur esate, galite planuoti, kur einate.
Geras lygis – proaktyvūs patarimai. Buhalteris mato galimybes, kurių jūs nematote, įspėja apie rizikas, kurių nesitikite.
Puikus lygis – strateginė partnerystė. Buhalterinės apskaitos paslaugos tampa ne išlaidų eilute, o vertės kūrimo dalimi. Finansų valdymas, planavimas, optimizavimas – visa tai integruota į verslo procesus.
Kurio lygio jums reikia – priklauso nuo verslo dydžio ir ambicijų. Bet žemiau minimumo – receptas katastrofai.
Kiek iš tiesų kainuoja sutaupyti
Pigiausias buhalteris dažnai kainuoja brangiausiai. Ne todėl, kad jis blogas žmogus, o todėl, kad už mažą kainą neįmanoma suteikti didelio dėmesio.
Skaičiuokime. Pigi paslauga už penkiasdešimt eurų per mėnesį. Per metus – šeši šimtai. Per penkerius metus – trys tūkstančiai.
Viena rimta klaida – baudos, delspinigiai, taisymo kaštai – lengvai siekia tūkstančius. Prarastas investuotojas ar klientas dėl netikslių ataskaitų – dešimtis tūkstančių. Teisminiai ginčai dėl neaiškios apskaitos – dar daugiau.
Brangesnis, bet kokybiškas buhalteris kainuoja du ar tris kartus daugiau. Bet jis sukuria vertę, kuri viršija tą skirtumą daug kartų.
Tai ne raginimai mokėti daugiau. Tai kvietimas skaičiuoti tikrąją kainą, ne tik sąskaitą.
Klausimas, kurį verta užduoti sau
Ar jūsų dabartinė buhalterijos situacija leistų ramiai miegoti, jei rytoj ateitų VMI patikrinimas?
Ar galėtumėte per valandą pateikti investuotojui tikslias finansines ataskaitas?
Ar žinote, koks tikslus jūsų verslo pelningumas šį mėnesį?
Jei bent į vieną klausimą atsakėte „ne” arba „nežinau” – turite ką tvarkyti.
Geriau tai padaryti dabar, savo sąlygomis, nei vėliau, kai sąlygas diktuos kažkas kitas.